Cómo archivar correos electrónicos en Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Cuanto más utilice su buzón de correo de Microsoft Outlook, más crecerá su buzón. Si lo piensa, es bastante similar a cómo los papeles tienden a apilarse en su escritorio. Pero, ¿qué puede hacer cuando la pila se vuelve tan grande que necesita ser resuelta? Bueno, en la vida real, puede tomarse el tiempo para clasificar cada documento y almacenar los papeles que son importantes mientras descarta los menos importantes. Afortunadamente, puede volver a crear el mismo proceso en Outlook.

Sin excepción, todas las versiones de Outlook admiten Archivado. Aún más, tiene varias opciones cuando se trata de archivar sus elementos en Outlook. La forma más conveniente es utilizar Autoarchivar para tratar mensajes, citas y tareas más antiguos. Otra forma de hacerlo es utilizar el archivo manual para mover mensajes a una carpeta específica. Pero la forma más rápida es utilizar el Archivo botón ubicado en el Archivo Menú.

Tenga en cuenta que Outlook mantiene una carpeta predeterminada para fines de archivo que no se puede eliminar. Archivar su correo electrónico lo ayudará a mantener la tienda limpia, lo que facilitará la búsqueda de correos electrónicos más antiguos y mantendrá su bandeja de entrada ordenada.

A continuación, tiene una serie de guías que lo guiarán a través del archivo de elementos en Outlook de todas las formas posibles. ¡Vamos a empezar!

Método 1: archivar mensajes manualmente con una sola acción

Este método es la forma más rápida de mover uno o más mensajes a la carpeta Archivo. Estos archivos archivados seguirán siendo accesibles a través del cuadro de búsqueda o navegando manualmente al Archivo carpeta. Los elementos archivados también se pueden ver en dispositivos móviles visitando el Archivo carpeta. Aquí hay una guía rápida sobre cómo archivar elementos manualmente en Outlook 2016:

1. Abra Outlook y seleccione uno o más mensajes en su Bandeja de entrada o cualquier otra carpeta.
2. Haga clic en el Archivo icono dentro del Eliminar grupo. El icono de archivo solo es visible dentro de la cinta en Outlook 2016.
   Nota: También puedes pulsar el Tecla de retroceso para lograr el mismo resultado.
3. Debería poder encontrar sus mensajes dentro del archivo carpeta.
   Nota: La carpeta Archivo se crea automáticamente incluso si nunca la usó antes. Si no puede ver la carpeta Archivo, vaya a Archivo> Cuenta de Office> Opciones de actualización y haga clic en Actualizar ahora .

Método 2: uso de la función Autoarchivar

Outlook tiene una función automática capaz de archivar elementos denominada Autoarchivar. Esta función se puede programar para archivar elementos a intervalos regulares. Todas las versiones de Outlook son compatibles con el archivo. La diferencia es que Autoarchivar está desactivado de forma predeterminada en Outlook 2010 y versiones posteriores.

Después Archivo automático está habilitado, los usuarios pueden establecer propiedades para cada carpeta que desean archivar. Tenga en cuenta que cuando archive un correo electrónico, se moverá a otro archivo PST y ya no estará disponible en el archivo PST principal. Aquí hay una guía rápida sobre cómo habilitar y usar Autoarchivar:

Cómo habilitar y configurar Autoarchivar

1. Girar Archivo automático encendido, navega a Archivo> Opciones . Una vez que esté dentro de Outlook Configuraciones , haga clic en el Advanced pestaña para traerlo adelante, luego haga clic en Configuración de Autoarchivar .
   Nota: En Outlook 2007 y versiones anteriores, puede encontrar el Archivo automático ajustes en Herramientas> Opciones> Otro .
2. Si todo está atenuado, debe marcar la casilla junto a Ejecutar Autoarchivar para habilitar Archivo automático.
   
3. Ahora es el momento de configurar cómo se comportará Autoarchivar. Comience eligiendo la frecuencia con la que desea que se ejecute el Archivo automático. El valor predeterminado es 14 días, pero si desea mantenerlo limpio, configúrelo entre 2 y 6.
   
4. Si desea recibir una notificación antes de que se inicie Autoarchivar, marque la casilla junto a Preguntar antes de que se ejecute Autoarchivar . Es una buena idea tener habilitada esta opción, ya que el archivado automático tiene el potencial de interferir con su trabajo.
   
5. Para evitar llenar su archivo con correos electrónicos innecesarios, es una buena idea dejar Eliminar el correo electrónico caducado marcado . Si desactiva Archivar o eliminar elementos antiguos, solo los mensajes caducados se eliminarán por completo.
   
6. Si desea que su carpeta de archivo sea visible dentro de Outlook, debe habilitar Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas.
   
7. Ahora establezca la configuración de carpeta predeterminada para archivar.
8. A continuación, habilite la palanca junto a Mover elementos antiguos a y haga clic en Vistazo para establecer la ruta hacia donde desea que se archiven sus elementos. Golpear Okay para confirmar su configuración.
   

Una vez que haya habilitado y configurado Autoarchivar, hará su trabajo automáticamente a su debido tiempo. Puede confirmar que funciona comprobando si el Archivo se está llenando la carpeta.

Configurar las propiedades de Autoarchivar para carpetas individuales

Una vez que termine de configurar la función Autoarchivar, puede agregar una capa adicional de control estableciendo propiedades específicas para cada una de sus carpetas. Es una práctica común para carpetas como Objetos eliminados o Correo no deseado para utilizar propiedades de Autoarchivar diferentes a las de la carpeta principal de correo electrónico.
Nota: Si no establece la configuración de Autoarchivar individual para una carpeta, se utilizará automáticamente la configuración global de Autoarchivar configurada anteriormente.

A continuación, se ofrece una guía rápida sobre cómo configurar propiedades de Autoarchivar individuales en una carpeta:

1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea tratar de manera preferencial y haga clic en Propiedades.
   
2. Haga clic en el Archivo automático pestaña para adelantarlo. Aquí tiene una selección de configuraciones que se aplicarán únicamente a esta carpeta.
   
3. Puede desactivar Autoarchivar para esta carpeta haciendo clic en No archive elementos en esta carpeta .
   
4. Para anular la configuración global de Autoarchivar, haga clic en Archivar esta carpeta con esta configuración y haga sus modificaciones a continuación. Hacer clic Aplicar para confirmar su configuración.
   Nota: Tenga en cuenta que esta configuración no se aplicará a ninguna de las subcarpetas de esta carpeta en particular. Deberá modificar cada uno.

Método 3: Archivar correos electrónicos manualmente usando herramientas de limpieza

Si no es un gran fanático de la automatización, existe una solución intermedia que le permitirá archivar en masa con aún más control. Con este método, puede archivar una carpeta completa junto con sus subcarpetas. Si no desea esperar a que se active Autoarchivar, puede hacerlo usted mismo y elegir dónde desea guardarlos. Esto es lo que debe hacer:

1. Haga clic en el Archivo pestaña, luego vaya a Info y expanda el menú desplegable desde Herramientas de limpieza. Seleccione Archivo en el menú desplegable.
   
2. Seleccione Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas y haga clic en la carpeta que desea archivar.
   
3. Si desea que se archiven todos sus datos de Outlook, haga clic en su dirección de correo electrónico en la parte superior de la lista.
   
4. Utilice el menú desplegable junto a Archivar elementos anteriores a para seleccionar la última fecha para archivar los elementos. Se archivarán todos los elementos anteriores a la fecha establecida en este menú.
   
5. Puede archivar elementos que anteriormente se excluyeron del archivo automático marcando la casilla junto a Incluir elementos con Autoarchivar .
   
6. Utilizar el Vistazo para establecer la ruta hacia donde desea que se guarde su archivo PST. Hacer clic Okay para poner en marcha el proceso.
   

En breve, notará que algunos correos electrónicos se moverán de sus carpetas predeterminadas al archivo pst archivado.
Nota: El archivo archivado debería ser accesible en Outlook como una carpeta. Si por alguna razón no va a Archivo y haga clic en Abrir y exportar . Luego, haga clic en Abrir archivo de datos de Outlook , navega hasta la ubicación de tu archivo y presiona Okay .