Cómo imprimir correos electrónicos y archivos adjuntos automáticamente

Nota: Todos los complementos anteriores costarán más de $ 20, pero la mayoría ofrecerá un período de prueba.

Si no está buscando gastar dinero, existen alternativas gratuitas para automatizar la impresión de sus archivos adjuntos de correo electrónico. Pero tenga en cuenta que deberá dedicar un tiempo a ajustar su cliente de correo electrónico. En el caso de que decida tomar esta ruta, permítanos facilitarle su trabajo. Hemos incluido tres métodos paso a paso que lo ayudarán a lograr esta funcionalidad con su cuenta de correo electrónico.

La solución más elegante que imprime automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico es utilizar un software dedicado. Pero configurar un administrador de correo electrónico externo para automatizar este proceso eventualmente requerirá que gastes algo de dinero. Seguir Método 1 para configurar Administrador de correo electrónico automático 6 para imprimir su correo electrónico y sus archivos adjuntos. Ofrecen un período de prueba de 30 días, por lo que podrás probarlo gratis antes de gastar dinero.

El segundo método ( Método 2 ) implica agregar un script VBA y una regla a Outlook. Aunque requerirá que seas bastante técnico, es la guía más eficiente de las dos. Si no le gusta mucho Outlook, puede optar por otra ruta ( Método 3 ) y use Thunderbird junto con dos extensiones para imprimir automáticamente su correo electrónico.

Cuando esté listo para comenzar, siga uno de los métodos a continuación para automatizar la impresión de sus archivos adjuntos de correo electrónico. Vamos a empezar.

Método 1: uso de Automatic Email Manager 6 para imprimir archivos adjuntos de correo electrónico

Si no está utilizando un cliente de correo electrónico dedicado como Outlook o Thunderbird, configurar un administrador de correo electrónico externo es la solución más confiable. Administrador de correo electrónico automático 6 le permitirá conectar cualquier casilla de correo electrónico, incluidos POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, y la lista continúa.

El software le permitirá definir acciones específicas utilizando un sistema de reglas intuitivo. Le permitirá imprimir desde remitentes específicos o imprimir solo los archivos adjuntos de los correos electrónicos. Siga la guía a continuación para instalar y configurar Automatic Email Manager 6 para imprimir automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico:

1. Descargue el instalador del página web oficial . Si desea probarlo primero, haga clic en Descarga Demo.
   
2. Abierto Administrador de correo electrónico automático y siga las instrucciones en pantalla para instalarlo en su sistema.
   
3. Inicie la aplicación e inserte un nombre que se utilizará como referencia de su cuenta. Luego, seleccione Correo electrónico con esta dirección e inserte su correo electrónico desde donde desea imprimir los correos electrónicos. Finalmente, golpea próximo para proceder.
   
4. Seleccione su tipo de correo electrónico de la lista. Si su proveedor de correo electrónico no está en la lista predefinida, seleccione el proveedor de correo predefinido y busque la configuración de su correo electrónico. Golpear próximo para continuar.
   
5. En la siguiente ventana, comience por verificar si la dirección del servidor de su correo electrónico es correcta. Si es así, inserte su correo electrónico y contraseña en los cuadros a continuación. Luego, haga clic en Conexión de prueba para asegurarse de que su configuración esté funcionando. Finalmente, golpea próximo .
   
6. Establezca el intervalo de comprobación de su cuenta según sus necesidades. También puede configurarlo para que solo verifique durante sus días hábiles haciendo clic en el Programador avanzado . Golpear próximo para avanzar.
   
7. A continuación, haga clic en Agregar acción. Seleccione Imprimir adjuntos o Imprimir el cuerpo del correo electrónico , dependiendo de lo que necesite. Golpear próximo y seleccione la impresora que desea utilizar.
   
8. Luego, tendrá la opción de aplicar un filtro determinado seleccionando No . Si desea que la operación se aplique en todo momento, seleccione si . Finalmente, golpea Okay para confirmar la acción que acaba de crear.
   
   Nota: Si desea que el software imprima tanto el cuerpo del correo electrónico como los archivos adjuntos, siga adelante y cree una segunda acción con el otro escenario. Por ejemplo Si su primera acción fue sobre la impresión de archivos adjuntos, cree una segunda que imprima el cuerpo del correo electrónico.

Después de golpear Okay , Administrador de correo electrónico automático comenzará a revisar su bandeja de entrada e imprimirá todo lo que cumpla con los criterios que estableció previamente.

Método 2: uso de Outlook para imprimir automáticamente archivos adjuntos de correo electrónico

Outlook es el cliente de correo electrónico más popular, por lo que si su trabajo gira en torno a su cuenta de correo electrónico, es probable que ya lo esté utilizando. Outlook es altamente configurable y le permitirá imprimir archivos adjuntos de correos electrónicos entrantes.

Para hacer esto, crearemos un script VBA en Outlook y luego lo usaremos con una regla de Outlook. A continuación, se muestra un recorrido completo por todo el proceso:

Nota: Se ha confirmado que los siguientes pasos funcionan en Outlook 2016. Aunque no hemos probado con versiones anteriores, la secuencia de comandos a continuación debería funcionar teóricamente con todas las versiones de Outlook desde Outlook 2010.

Crear un script + regla de VBA para imprimir archivos adjuntos de correo electrónico automáticamente en Outlook

1. Abra Outlook y acceda al Pestaña de desarrollador en la barra de herramientas, luego haga clic en el Visual Basic botón.
   Nota: Si no ve la pestaña Programador, vaya a Archivo y haga clic en Opciones. Desde allí, haga clic en el Personalizar la cinta pestaña y marque la casilla junto a Desarrollador . Golpear Okay para confirmar. Ahora el Pestaña de desarrollador debe ser visible en la cinta en la parte superior de la pantalla.
   
2. Una vez que la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones esté activa, expanda el Proyecto 1 árbol (a la izquierda). Luego, haga doble clic en ThisOutlookSession .
   
3. Ahora pegue el siguiente código de secuencia de comandos en la ventana de Project1 (a la derecha): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)
   En caso de error, vaya a la carpeta temporal OError’Detects
   Atenuar oFS como FileSystemObject
   Dim sTempFolder como cadena
   Establecer oFS = New FileSystemObject
   'Ubicación de la carpeta temporal
   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Crea una carpeta temporal especial
   cTmpFld = sTempFolder & ' OETMP' & Format (ahora, 'aaaammddhhmmss')
   MkDir (cTmpFld) ’Guarda e imprime el archivo adjunto
   Dim oAtt como accesorio
   Para cada artículo de oAtt In.
   FileName = oAtt.FileName
   FullFile = cTmpFld & '' & FileName'Guardando el archivo adjunto
   oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Imprime el archivo adjunto
   Establecer objShell = CreateObject ('Shell.Application')
   Establecer objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Establecer objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx ('print') Siguiente oAtt'Climpia archivos temporales
   Si no oFS no es nada, establezca oFS = Nada
   Si no objFolder es nada, entonces establezca objFolder = Nada
   Si no objFolderItem es nada, establezca objFolderItem = Nada
   Si Not objShell no es nada, establezca objShell = NothingOError:
   Si Err 0 entonces
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Err.Clear
   Terminara si
   Salir SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Establecer objShell = CreateObject ('Shell.Application')
   Establecer objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Establecer objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx ('imprimir')

   Siguiente oAtt

   Si no oFS no es nada, establezca oFS = Nada
   Si no objFolder es nada, entonces establezca objFolder = Nada
   Si no objFolderItem es nada, establezca objFolderItem = Nada
   Si Not objShell no es nada, establezca objShell = Nothing

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   OError:
   Si Err 0 entonces
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Err.Clear
   Terminara si
   Salir de Sub

   End Sub

   

4. Una vez que pegue el código dentro Proyecto 1 , ir Herramientas (en la sección superior de la pantalla) y haga clic en Referencias.
   
5. Desplácese hacia abajo y marque la casilla junto a Microsoft Scripting Runtime. Hacer clic Okay para guardar su opción y cerrar el Ventana de referencias .
   
6. Ahora golpea el Salvar en la esquina superior izquierda de la Visual Basic ventana. Ahora puedes cerrar con seguridad Visual Basic .
   
7. A continuación, vaya a Archivo y haga clic en Reglas y alertas .
   
8. Haga clic en Nueva regla, luego haga clic en Aplicar la regla a los mensajes que recibo . Hacer clic próximo para proceder.
   
9. Ahora debe decidir qué condición debe cumplirse. Si desea que se impriman todos sus archivos adjuntos, marque la casilla junto a ' que tiene un archivo adjunto ”. Golpear próximo para proceder.
   Nota: Si no desea imprimir todos sus archivos adjuntos, puede usar una condición diferente aquí. La secuencia de comandos también debe funcionar con remitentes específicos o palabras específicas.
10. En la siguiente ventana, marque la casilla cerca ejecutar un script. Luego, haga clic en un guión , resaltar ThisOutlookSession y golpea Okay . Luego, golpea Terminar para confirmar.
    
11. En el Reglas y alertas ventana, asegúrese de que la casilla junto a la regla que acaba de crear esté marcada. Cuando sea, golpea Aplicar.
    

Eso es. Los archivos adjuntos del correo electrónico deberían salir automáticamente de la impresora tan pronto como los reciba.

Importante: Tenga en cuenta que esto solo funcionará mientras Outlook esté abierto y su cuenta de correo electrónico esté configurada en esta computadora en particular. Además, asegúrese de que su impresora esté completamente configurada y tenga todos los controladores necesarios.

Método 3: usar Thunderbird para imprimir correos electrónicos automáticamente

Mozilla Thunderbird es un cliente de correo electrónico de código abierto y gratuito. La comunidad detrás es muy activa, lo que le permite encontrar muchas extensiones que se sumarán a la ya excelente funcionalidad.

Volviendo a la tarea en cuestión: configurar Thunderbird para que imprima correos electrónicos automáticamente no es difícil, pero requerirá que inviertas algo de tiempo. Usaremos dos extensiones: FitaQuilla y Herramientas de impresión .

Nota: Tenga en cuenta que este método no imprimirá el archivo adjunto de un correo electrónico. Solo imprimirá el título y el cuerpo del correo electrónico recibido. Si el cuerpo del correo electrónico incluye archivos jpeg o png, también se imprimirán.

Configurar Thunderbird para imprimir correos electrónicos automáticamente es bastante fácil. El único inconveniente menor es FitaQuilla - la extensión no se ha actualizado para que sea compatible con la última versión de Thunderbird, por lo que deberá instalarla manualmente.

Si decide utilizar Thunderbird para imprimir sus archivos adjuntos de correo electrónico de manera eficiente, siga la guía a continuación.

Uso de Thunderbird + FitaQuilla + Printing Tools para imprimir automáticamente archivos adjuntos de correo electrónico

PD: este método puede funcionar o no.

1. Descargue e instale la última versión de Thunderbird desde el página web oficial .
2. Descargar FiltaQuilla y Opciones de impresora a su sistema.
   
3. Abra Thunderbird, toque el icono de menú en la esquina superior derecha y haga clic en Complementos.
   
4. Toque el icono de engranaje y haga clic en Instale el complemento desde el archivo.
   
5. Navegue hasta donde descargó el complemento, selecciónelo y haga clic en Abierto .
   
6. Repite los pasos 4 y 4 con la otra extensión y reinicia Thunderbird.
7. Una vez que Thunderbird se abra de nuevo, vaya a Complementos> Extensiones y haga clic en el Opciones botón de Herramientas de impresión .
   
8. Selecciona el Impresión global opciones y marque la casilla junto a Imprimir sin la ventana de diálogo . Golpear Okay para guardar su selección.
   
9. Haga clic en el botón de menú nuevamente y vaya a Filtros de mensajes> Filtros de mensajes.
   
10. Haga clic en el Nuevo para crear un nuevo filtro. Comience insertando un nombre para su filtro. Luego, marque la casilla junto a Recibir correo nuevo y filtrarlo después de la clasificación de basura . Después de eso, establezca la condición en Estado del adjunto> Es> Tiene adjuntos . Finalmente, establezca la acción final en Impresión , luego golpea Okay ahorrar.
    
11. Ahora regresa al Filtros de mensajes ventana y asegúrese de que el filtro esté habilitado.
    

Eso es. Su cliente de correo electrónico Thunderbird ahora está configurado para imprimir correos electrónicos automáticamente. Asegúrese de que esté encendido y su correo electrónico esté configurado correctamente en Thunderbird.